/
/

4 waardevolle tips voor het afwijzen van kandidaten in de eerste fase van het sollicitatieproces

Als (Campus) Recruiter ben je continu op zoek naar het beste talent voor je bedrijf. Maak je geen gebruik van talentpools of zit hier niet de geschikte kandidaat in, dan zet je jouw vacature extern uit. Hopelijk ontvang je vervolgens op basis van je vacaturetekst goede sollicitanten. Daarna is het tijd om een eerste selectie te gaan maken, waarbij dus een groot gedeelte af gaat vallen. De manier waarop je kandidaten afwijst heeft grote invloed op het imago van je bedrijf. Een zorgvuldige afwijzing zorgt namelijk voor begrip van de sollicitant. Besteed er dus aandacht aan! In deze blog geef ik je 4 tips om sollicitanten op een goede manier af te wijzen in de eerste fase van het sollicitatieproces. 

Een goede sollicitatieprocedure is een eerlijke selectieprocedure   

De basis van een goede selectieprocedure is een eerlijke procedure. Studenten hebben veel contact met elkaar. Een negatieve ervaring van een sollicitant kan er dus toe leiden dat een andere student niet gaat solliciteren bij jouw bedrijf. Uit onderzoek van Brigitte Geenen blijkt dat bedrijven die sollicitanten een eerlijke en respectvolle selectieprocedure bieden meer talentvolle sollicitanten aantrekken. Het vermindert daarnaast de faalangst bij kandidaten en bindt bovendien de meest talentvolle sollicitanten. Kandidaten ervaren een sollicitatieprocedure als eerlijk als zij het gevoel hebben dat alle kandidaten op dezelfde manier worden behandeld, en dat zij de juiste informatie ontvangen over het verloop van de procedure. Een elektronicabedrijf uit Arnhem dat per ongeluk een interne mail doorstuurde naar de kandidaat, zal voorlopig minder sollicitanten en zelfs klanten ontvangen. Nu uit recent onderzoek blijkt dat de mismatch op de arbeidsmarkt nooit eerder zo groot was kun je jezelf een slechte selectieprocedure helemaal niet meer veroorloven. 

Hoe wijs je kandidaten af in de eerste fase van het sollicitatieproces? 4 tips

De manier van afwijzen is afhankelijk van de fase in het sollicitatieproces waar de kandidaat in zit. Met de eerste fase bedoel ik de eerste selectie van kandidaten op een vacature die (extern) heeft uitgestaan. Maak daarbij gebruik van de volgende tips:   

1. Geef altijd een reactie aan elke kandidaat

Een van de grootste ergernissen van kandidaten is als ze geen reactie ontvangen op een sollicitatie. De meeste kandidaten hebben namelijk veel tijd en werk gestopt in de sollicitatie en zitten weken in spanning te wachten op jouw belletje of mailtje. Binnen deze fase van het sollicitatieproces is een mailtje voldoende. Natuurlijk kan een persoonlijke afwijzing ook, maar dat is natuurlijk enorm tijdsintensief. 

Zorg ervoor dat je sollicitatieproces en bijbehorende datums voor alle kandidaten inzichtelijk zijn, hierdoor weten ze waar ze aan toe zijn. Je voorkomt hiermee bovendien dat de kandidaat onnodig contact met je opneemt. 

2. Zorg voor een persoonlijke toon in je reactie

Als je veel sollicitaties hebt ontvangen, ben je genoodzaakt om afwijzingen te gaan clusteren en standaardmails te gaan sturen. Een standaardmail betekent echter niet dat deze afwijzing ook standaard moet zijn. Spreek de kandidaat persoonlijk aan, maak de tekst niet te zakelijk en vermeld duidelijk de afzender van de mail. Dus geen afwijzing namens “bedrijf x”, maar namens “de heer / mevrouw x”. 

3. Licht de selectiecriteria aan de geweigerde kandidaat toe

Geef inzicht in de belangrijkste selectiecriteria waarop je geselecteerd hebt. Simpelweg het vermelden van “je voldoet niet aan het profiel” wordt door sollicitanten niet gewaardeerd. Probeer daarbij ook redelijk specifiek te zijn. Vermeld bijvoorbeeld bij een vacature voor accountmanager dat B2B ervaring zeer wenselijk is. Hierdoor begrijpen kandidaten met telesales ervaring in B2C omgeving ook waarom ze zijn afgewezen.  

Bij voorkeur geef je per kandidaat ook specifiek aan op basis waarvan deze is afgewezen. Dit betekent natuurlijk wel dat het afwijzen meer tijd kost. Dit kun je oplossen door afwijzingen te clusteren op basis van afwijzingscriterium, zoals opleiding, ervaring. 

4. Wees altijd positief tegen afgewezen sollicitanten

Slecht nieuws brengen is nooit leuk. De toon van de mail bepaalt voor een groot gedeelte het gevoel dat de kandidaat overhoud aan de sollicitatie. Je wilt de sollicitant niet het gevoel geven dat deze een slechte kandidaat is, maar dat andere kandidaten op dit moment beter voldoen aan het profiel dat jij zoekt. 

Maak ambassadeurs van je sollicitanten, óók van diegene die je afwijst!

Een zorgvuldige afwijzing van een sollicitant draagt bij aan een goede candidate experience van de kandidaat. Doordat kandidaten een positieve ervaring overhouden aan een sollicitatie bij jouw bedrijf is de kans groter dat ze ambassadeurs worden van je bedrijf. Ze vertellen hun goede ervaringen door, wat weer zorgt voor nieuwe sollicitanten. 
 

Tip: De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling heeft een sollicitatiecode ontwikkeld met basisregels die in acht moeten worden genomen binnen een werving en selectieproces. Het is natuurlijk geen verplichting deze code te volgen, maar het geeft je zeker goede richtlijnen.

Over Natural Talent

Natural Talent heeft als campus recruitmentpartner jarenlange ervaring in het werven van perfect passende stagiaires die van toegevoegde waarde zijn voor onze klanten. We behalen successen voor klanten als Bosch, BSH, Kiwa, SCA, MediTemp en Hoooked. Ook jou helpen we graag! Benieuwd hoe? Ontdek hoe wij te werk gaan of neem contact op met Teun!

Geplaatst door: Teun Smulders

Teun is Campus Recruitment expert bij Natural Talent. Hij is een jonge, bevlogen gesprekspartner met een eigenzinnige kijk. Specialist in strategische vraagstukken, het uitvoeren van onderzoeken en gek van cijfers. Hij heeft een groot netwerk binnen onderwijsinstellingen en studieverenigingen en zet graag zijn kennis in om samen met bedrijven te werken aan hun Campus Recruitment.

Word een favoriete werkgever!

Hoe zorg je ervoor dat hoogopgeleid talent geïnteresseerd is in een carrière bij jouw bedrijf? De Candidate Experience speelt hierin een grote rol. Het is de ervaring die de student met jouw bedrijf heeft tijdens het gehele recruitmentproces. Van het eerste contactmoment tot aan diens eerste werkdag. Ons gratis e-book ”Optimaliseer je Candidate Experience!” helpt je jouw Candidate Experience te optimaliseren én geeft je 22 praktische tips!

Gratis downloaden