Zorg voor een goede opvolging van jouw studentenevenementen

Als je eerder hebt deelgenomen aan een studentenevenement, dan komt dit je mogelijk bekend voor: je hebt een intensieve dag, waarin je veel enthousiaste studenten spreekt. Door de leuke gesprekken ga je moe maar voldaan met een grote glimlach naar huis. En nu? Die interessante studenten die je hebt gesproken, heb je daar nog gegevens van? Hoe ga je dat contact warm houden? Helaas is het onze ervaring dat deze opvolging niet altijd goed geregeld wordt, zonde! Het loont om dit relatiemanagement professioneel aan te pakken en de studenten een optimale candidate experience te bieden. Zo kun je dit prille contact in de toekomst omzetten naar een werkrelatie. In deze blog nemen we je mee in dit proces en geven we je een aantal handige tips.

Stap 1: gegevens verzamelen

Een goede opvolging begint met het verzamelen van de juiste gegevens. Als jij duurzaam contact wilt houden, heb je een minimaal aantal gegevens nodig. Een telefoonnummer, e-mailadres, studie in combinatie met een afstudeerdatum vormen deze belangrijke basis. Zo weet je wie vanaf welk moment interessant kan zijn voor jouw bedrijf. Deze interessante studenten een formulier laten invullen is erg handig. Zo kun je gericht de juiste informatie opvragen. En als je niet uren bezig wilt zijn met ontcijferen van handschriften en inkloppen van gegevens, dan is een digitaal formulier de uitkomst. Het verkort de invultijd, zorgt dat je gemakkelijk toestemming kan vragen voor het verwerken van de gegevens (AVG plicht) en jij importeert alles direct in jouw ATS systeem of in elk geval in een mooi (excel) overzicht.

Zeker voor evenementen waar je in korte tijd veel studenten ziet, zoals bij een bedrijvendag of een lezing, is een digitaal formulier erg handig. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de studenten bij jou langskomen, bijvoorbeeld op een inhousedag. Dan kunnen studenten deze informatie (digitaal) bij hun aanmelding doorgeven. Simpeler kan bijna niet. Geef je een workshop (intern of extern), dan kan het ook goed zijn om een beoordeling van de studenten vast te leggen. Zo heb jij met een paar korte opmerkingen op papier ook een jaar later nog scherp waarom een student benaderd zou moeten worden voor een stage of startersfunctie.

Stap 2: kandidaten opvolgen

Als je de juiste gegevens hebt, is de opvolging de volgende stap. Zorg dat je binnen een paar dagen na het verkrijgen van de gegevens al iets van je laat horen. Zo weten studenten dat ze gewaardeerd worden en dat hun aanmelding goed verwerkt is. Bedank ze bijvoorbeeld voor hun interesse in jouw organisatie en nodig ze uit om jouw social media kanalen te volgen. Vertel ze in het kader van verwachtingsmanagement ook hoe vaak ze iets van je zullen horen, bijvoorbeeld in de vorm van een nieuwsbrief. Hou het informeel en vooral persoonlijk. Zo houden ze het goede gevoel van het event vast en word jij een top of mind werkgever.

Stap 3: de relatie warm houden

Na de eerste opvolging, is het essentieel om de relatie warm te houden tot het moment dat het omgezet kan worden naar een eventueel dienstverband. Zorg dat je een aantal keer per jaar iets van jezelf laat horen (of in elk geval zo vaak als je in de eerste opvolging hebt beloofd). Haak in op iemands verjaardag, stuur wat leuks rondom het afstuderen of rond oud en nieuw. Er zijn talloze mogelijkheden om de aandacht op jouw bedrijf te richten. Heb je geen adresgegevens? Zorg dan voor iets digitaals. Stuur een mailtje, appje of bel het talent een keertje op. Zo kun je achterhalen hoe hun studie verloopt en daar handig op inspelen met jouw communicatie. Het talent voelt een verbondenheid met jouw bedrijf en heeft het gevoel belangrijk te zijn voor jou. Een mooie basis voor een toekomstige werkrelatie.

Als je het relatiemanagement echt professioneel wilt aanpakken, plaats je waardevol talent in jouw talentpool. Een tip: koppel een waarde aan het talent dat je ontmoet hebt. Heb je erg interessant talent gesproken of in actie gezien tijdens bijvoorbeeld een workshop? Zorg dan dat deze studenten een speciaal label krijgen, om intensiever contact te onderhouden. Heb je talent gesproken, maar heb je meer informatie nodig voor een goede beoordeling? Werk dan toe naar een tweede ontmoeting, zodat je weet of je dit talent intensiever zou moeten opvolgen. Maar ook minder interessant talent wil je niet negeren. Dit kunnen potentiële klanten zijn of ze kunnen enthousiast vertellen over hun ervaringen tegen vrienden en familie. Minimale opvolging, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief, is altijd gewenst. Door te werken met labels kun je bepalen wie extra aandacht verdient en kun je jouw talentpool efficiënt beheren.

Stap 4: het juiste aanbod doen

Het contact warmhouden is één, maar het uiteindelijke doel is natuurlijk om dit jonge talent ook te enthousiasmeren voor jouw stagevacatures, bijbanen, traineeships of startersfuncties. Door goed relatiemanagement weet je precies in welke fase van de studie jouw talent zich bevindt en kun je op het juiste moment een passend aanbod doen. Je kan bijvoorbeeld de eerdere kennismaking op een extern evenement intensiveren tijdens een inhouse event. Nodig dit talent uit en leer elkaar nog beter kennen. Heb je een passend vacatureaanbod? Door eerst uit jouw talentpool te putten heb jij een gemakkelijk en snel wervingstraject. Jouw nieuwe medewerker zit immers al in de pijplijn en kan niet wachten om bij jou te beginnen. Makkelijker kan bijna niet!

Aan de slag

Heb jij recent studenten ontmoet op een (digitaal) event of sta je op het punt om hieraan deel te nemen. Denk goed na over jouw opvolging en doorloop deze vier stappen. Met een beetje inspanning kun jij een waardevolle relatie opbouwen met jouw toekomstige medewerkers. Lukt het jou niet om deze opvolging zelf te regelen of wil je eens sparren hoe dit voor jouw bedrijf het beste ingericht kan worden? Neem contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Ben je nieuwsgierig naar welke events er georganiseerd worden voor studenten? Ontdek welke studentenevenementen waardevol kunnen zijn voor jouw bedrijf.