“Als het evenement maar leuk genoeg is, dan komen de deelnemers vanzelf wel.” De ingezette promotie is vaak niet toereikend. Of het nu gaat om een workshop, een e-housedag of een inhousedag, vaak gaan organisaties er vanuit dat de deelnemers zich vanzelf wel aan zullen melden. En tja, dit blijkt in de praktijk dan flink tegen te vallen. Meerdere organisaties uit ons netwerk hebben dit aan den lijve ondervonden. Maar wat gaat er dan fout?
Er zijn natuurlijk meerdere oorzaken mogelijk. Zo kan een bedrijf haar naamsbekendheid overschatten, of zijn ze te passief in het aantrekken van deelnemers. Ook kan de boodschap niet duidelijk zijn, doordat bijvoorbeeld het event niet aantrekkelijk gepresenteerd wordt. Vergelijk jouw bedrijf eens met een theater. Jouw theater kan nog zo mooi zijn, met de leukste shows en goede horeca, mensen komen niet als ze niet weten dat het bestaat. Maar ook als het theater wel een goede naam heeft, een nieuwe show zal toch echt onder de aandacht gebracht moeten worden. Kortom, wees proactief en ga aan de slag met de marketing van jouw evenement.
Waar te beginnen…
Kijk eerst eens goed naar het evenement dat je organiseert. Wat wil je met deze dag precies bereiken? Ben je hier nog niet helemaal uit, lees dan onze blogs over het organiseren van een e-housedag of een inhousedag. Het doel is belangrijk bij het bepalen van wie je wilt bereiken, zodat je deze doelgroep effectief kunt gaan benaderen. Denk nog eens terug aan het theater. Als jij een rockshow hebt, dan is het niet effectief om deze onder operaliefhebbers te promoten. Wil jij jouw promotie dus effectief en kostenefficiënt opzetten, zorg dan dat jouw doel en doelgroep leidend zijn.
Jouw boodschap
Als jij scherp hebt wat je doel is en hoe het evenement er uit gaat zien, dan is het tijd om de promotie vorm te geven. Zorg dat je in de communicatie de juiste verwachtingen van het evenement schept. Verkeerde verwachtingen kunnen leiden tot teleurstelling, wat nadelig is voor jouw reputatie. Gebruik dus authentieke beelden en communicatie die aansluit bij jouw organisatie en precies vertelt wat het evenement inhoud. Simpelweg het programma delen met een goede beschrijving wat de deelnemers kunnen verwachten, is al een stap in de goede richting.
Als jij een specifieke doelgroep zoekt, dan kan het extra leuk zijn om op hun interesses in de spelen. Zoek jij programmeurs, gebruik dan bijvoorbeeld codetaal in je aankondiging. Een breed publiek kun je beter wat algemener benaderen, maar je kunt wel alvast wat kantoorhumor of een ander cultuurding uit jullie organisatie verwerken, zodat je talent aantrek dat dit waardeert en dus bij jullie past.
De promotie
Als jouw boodschap helder is, dan is het tijd om deze te gaan verspreiden. Dit kan via verschillende kanalen. Sommige zijn gratis of vragen enkel capaciteit, maar er zijn ook betaalde mogelijkheden. Probeer vooral te kijken naar efficiëntie, zodat de kosten opwegen tegen het resultaat. Is het helemaal nieuw voor jullie, dan kan het lucratief zijn om je te laten helpen of adviseren.
Eigen kanalen
Heb je een eigen website of een ander eigen (nieuws)kanaal waarop je een aankondiging voor het evenement kwijt kan, gebruik dit! Deze vorm van promotie is vaak gemakkelijk en gratis. Bedenk wel dat een eventuele deelnemer dit per toeval moet zien, dus dat het goed is om naast deze optie meerdere promotiekanalen in te zetten.
Eigen netwerk
Zet jouw netwerk en dat van collega’s in. Deel jullie evenement via e-mail of het intranet en vraag hen het verder in hun netwerk te delen. Ook dit is een kostenefficiënte manier van promotie. De mensen die bij jouw bedrijf werken, zullen ook vrienden en kennissen hebben die in de doelgroep vallen en dat kan interessante deelnemers opleveren.
Studieverenigingen en onderwijsinstellingen
Studieverenigingen en onderwijsinstellingen bieden vaak de mogelijkheid om jouw event te promoten onder studenten. Wel vragen zij hier vaak een vergoeding voor. Toch kan dit handig zijn, omdat je op deze manier heel gericht een bepaalde studierichting of regio kan benaderen.
Externe websites
Er zijn verschillende websites waarop je een aankondiging voor een evenement kan plaatsen. Hiervoor wordt eigenlijk altijd een vergoeding gevraagd, die vrij prijzig kan zijn. Kijk daarom eerst goed of zij een bereik hebben onder jouw doelgroep, of nog beter, probeer een no cure no pay constructie te bedingen. Anders is het beter om jouw budget efficiënter in te zetten, via de volgende optie, sociale media.
Social media
Als jij een account hebt op een of meerdere sociale media kanalen, dan is het goed om je evenement hierop te delen. Zo zien jouw volgers direct dat er bij jou wat te doen is. Maak het bericht interactief, want als meer volgers reageren, dan wordt jouw bericht ook gezien door hun netwerk.
Ook is er de mogelijkheid om te adverteren op sociale media. Zo kun je jouw evenement gericht onder de aandacht brengen van je doelgroep. Door goede targeting komt dit bericht dan bij de juiste mensen terecht. Je kunt zelf een budget inzetten, maar als je hier weinig tot geen ervaring mee hebt, adviseren wij om dit door een externe partij te laten doen. Die kunnen je dan gelijk helpen bij de vormgeving van de content, wat belangrijk is voor de effectiviteit.
Tot slot
Een leuk evenement is helaas niet altijd genoeg. Want een leuk evenement met weinig bezoekers, is toch een stuk minder succesvol. Vergeet je aandacht dan ook niet te richten op de promotie en investeer hier in. Een evenement waarmee je bijvoorbeeld vijf nieuwe medewerkers aanneemt en nog tientallen toekomstige kandidaten hebt geïnteresseerd, bespaart jou een hoop wervingskosten. Uiteraard helpen wij je graag met het opzetten van een mooie promotiecampagne. Neem eens een kijkje op onze evenementenpagina en ontdek wat wij voor jullie kunnen betekenen.
