Hoe vul je moeilijk vervulbare vacatures in?

Sommige vacatures leveren binnen een paar weken voldoende geschikte sollicitanten op. Andere blijven maanden openstaan. Je krijgt nauwelijks reacties, kandidaten haken tijdens het proces af of de mensen die solliciteren sluiten onvoldoende aan. Nog een keer dezelfde vacature plaatsen lost dat meestal niet op. Maar hoe vul je moeilijk vervulbare vacatures in?

Een moeilijk vervulbare vacature vul je door eerst te achterhalen waar het probleem zit en vervolgens je wervingsaanpak daarop aan te passen. Dat kan betekenen dat je de functie of eisen verandert, andere kanalen inzet, kandidaten actief benadert of sterker laat zien waarom iemand juist bij jouw organisatie zou willen werken.

In deze blog lees je waarom sommige vacatures moeilijk vervulbaar zijn en welke aanpak helpt om schaarse en moeilijk bereikbare kandidaten toch te bereiken.

Wat zijn moeilijk vervulbare vacatures?

Een moeilijk vervulbare vacature is een functie waarvoor een organisatie onvoldoende geschikte kandidaten kan vinden binnen de gewenste termijn. Dat kan komen door schaarste op de arbeidsmarkt, maar ook door de functie, arbeidsvoorwaarden, locatie, bekendheid van de werkgever of de manier waarop kandidaten worden geworven.

Wat ‘moeilijk vervulbaar’ betekent, verschilt daarom per organisatie. Een functie waarvoor landelijk voldoende professionals beschikbaar zijn, kan lokaal toch lastig te vervullen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een werkgever op een locatie die slecht bereikbaar is met het openbaar vervoer.

Ook specifieke functie-eisen kunnen de doelgroep sterk verkleinen. Hoe meer harde voorwaarden je opstelt rondom ervaring, opleiding, certificaten, werktijden en locatie, hoe kleiner de groep mensen die daadwerkelijk in aanmerking komt.

Daarom is het verstandig om niet direct te concluderen dat een vacature moeilijk vervulbaar is omdat er simpelweg ‘geen mensen zijn’. Eerst moet duidelijk worden waar het probleem precies ontstaat.

Waarom zijn vacatures moeilijk vervulbaar?

Vacatures zijn meestal moeilijk vervulbaar door een combinatie van een kleine doelgroep, veel concurrentie en een aanbod dat onvoldoende onderscheidend is. Soms ligt het probleem niet bij de beschikbaarheid van kandidaten, maar bij de manier waarop de vacature in de markt wordt gezet.

Een eerste mogelijke oorzaak is daadwerkelijke schaarste. Er zijn simpelweg minder professionals beschikbaar dan werkgevers nodig hebben. Vooral als veel organisaties dezelfde ervaring of expertise zoeken, heeft een kandidaat veel keuze.

Maar er zijn meer mogelijke oorzaken. Een salaris kan bijvoorbeeld niet aansluiten op wat de doelgroep verwacht. De functie vraagt misschien vijf jaar ervaring terwijl drie jaar voldoende zou zijn. Of thuiswerken is niet mogelijk terwijl concurrerende werkgevers die flexibiliteit wel bieden.

Ook de werving zelf kan het probleem zijn. Een vacature kan inhoudelijk prima zijn, maar nauwelijks zichtbaar worden bij de juiste doelgroep. Alleen publiceren op de eigen werken-bij website of een algemeen vacatureplatform is voor sommige functies niet genoeg.

Een andere mogelijkheid is dat kandidaten je organisatie onvoldoende kennen. Ze zien een vacature, maar weten niet hoe het is om bij je te werken en waarom ze voor jou zouden moeten kiezen.

Kijk bij een moeilijk vervulbare vacature daarom naar drie onderdelen: de doelgroep, het aanbod en de werving. Daarmee voorkom je dat je meer mediabudget inzet terwijl het werkelijke probleem bijvoorbeeld in de functie-eisen of propositie zit.

Hoe werf je personeel in een krappe arbeidsmarkt?

Personeel werven in een krappe arbeidsmarkt vraagt om een doelgroepgerichte aanpak: weet wie je zoekt, maak duidelijk waarom je aanbod interessant is en zorg dat je zichtbaar bent op de plekken waar potentiële kandidaten zich bevinden. Alleen een vacature publiceren en wachten op sollicitaties is bij schaarse functies vaak onvoldoende.

Begin daarom bij de doelgroep. Wie kan deze functie uitvoeren? Welke ervaring is echt noodzakelijk en wat kan iemand na indiensttreding leren? Waar werken geschikte kandidaten nu en wat zou voor hen een reden kunnen zijn om van werkgever te veranderen?

Kijk vervolgens kritisch naar de vacature zelf. Maak onderscheid tussen eisen die echt noodzakelijk zijn en wensen die vooral prettig zouden zijn. Misschien kan iemand zonder ervaring in precies dezelfde branche de functie ook goed uitvoeren. Of kun je een certificaat na indiensttreding laten behalen.

Door functie-eisen kritisch te bekijken, kan de potentiële doelgroep groter worden zonder dat je hoeft in te leveren op wat voor de functie echt noodzakelijk is.

Daarna komt de propositie. Salaris speelt daarin een rol, maar kandidaten kijken ook naar de inhoud van het werk, ontwikkelmogelijkheden, flexibiliteit, werktijden, reistijd, het team en de organisatie. Welke factoren belangrijk zijn, verschilt sterk per doelgroep.

Tot slot moet je zorgen voor voldoende bereik. Dat betekent niet automatisch dat je op zoveel mogelijk kanalen aanwezig moet zijn. Een kleiner aantal goed gekozen kanalen kan effectiever zijn wanneer je daar precies de juiste mensen bereikt.

Hoe bereik je schaarse kandidaten?

Schaarse kandidaten bereik je door niet alleen te vertrouwen op actieve werkzoekenden, maar ook professionals aan te spreken die niet actief naar vacatures zoeken. Daarvoor kun je onder andere recruitment advertising, social media, zoekmachines, jobboards en actieve benadering inzetten.

Een kandidaat hoeft namelijk niet dagelijks vacatures te bekijken om open te staan voor een andere baan. Misschien is iemand tevreden genoeg om niet zelf te zoeken, maar wel geïnteresseerd wanneer er een relevante functie voorbijkomt.

Dat vraagt om een andere manier van communiceren. Iemand die actief vacatures zoekt, wil bijvoorbeeld snel weten wat de functie inhoudt, waar de baan is en welke arbeidsvoorwaarden gelden. Een latent werkzoekende kandidaat moet vaak eerst een reden krijgen om überhaupt over een overstap na te denken.

Met recruitment marketing kun je die doelgroep over een langere periode bereiken. Denk aan advertenties op social media, zoekcampagnes en content waarin medewerkers vertellen over hun werk. Niet iedere uiting hoeft direct naar een sollicitatieformulier te leiden. Soms is kennismaken met de organisatie een logischere eerste stap.

In de praktijk zien we dat het daarom helpt om vacaturemarketing niet los te bekijken van employer branding. Een kandidaat die je organisatie al kent en begrijpt waar je als werkgever voor staat, heeft meer context wanneer later een relevante vacature voorbij komt.

Leer hier meer over employer branding.

Hoe werf je moeilijk bereikbare doelgroepen?

Moeilijk bereikbare doelgroepen werf je door eerst te onderzoeken waar zij zich bevinden, welke informatie voor hen relevant is en welke drempels een reactie of sollicitatie in de weg staan. Vervolgens pas je zowel je boodschap, kanalen als sollicitatieproces daarop aan.

Dat begint met doelgroepanalyse. Voor een IT-specialist kan LinkedIn bijvoorbeeld relevant zijn, terwijl je voor een andere doelgroep betere resultaten kunt verwachten via een vakplatform, zoekmachine, socialmediakanaal of offline netwerk. Het kanaal moet volgen uit het gedrag van de doelgroep, niet andersom.

Ook de boodschap verdient aandacht. Een algemene tekst als ‘Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging?’ geeft een schaarse kandidaat weinig reden om verder te lezen. Benoem liever concreet wat het werk interessant maakt. Denk aan het type projecten, zelfstandigheid, technische omgeving, maatschappelijke impact, ontwikkelmogelijkheden of flexibiliteit.

Wat relevant is, verschilt per doelgroep en organisatie. Daarom is onderzoek belangrijker dan aannames.

Kijk daarnaast naar de drempel om te reageren. Moet iemand direct een cv en motivatiebrief uploaden? Of kan een geïnteresseerde kandidaat eerst laagdrempelig contact opnemen met een recruiter? Zeker bij kandidaten die niet actief zoeken, kan het verschil tussen ‘solliciteren’ en ‘kennismaken’ groot zijn.

Lees meer over succesvol personeel werven.

Wat als je wel kandidaten bereikt, maar ze niet solliciteren?

Veel bereik zonder voldoende sollicitaties wijst vaak op een probleem met de boodschap, het aanbod, de vacaturepagina of het sollicitatieproces. Meer advertentiebudget inzetten is dan niet automatisch de oplossing.

Bekijk daarom de hele route van advertentie tot sollicitatie. Krijgen advertenties veel vertoningen maar weinig klikken? Dan kan de boodschap onvoldoende relevant zijn. Klikken mensen wel door maar solliciteren ze niet? Kijk dan naar de vacaturetekst, arbeidsvoorwaarden, werken-bij pagina en het sollicitatieformulier.

Ook snelheid speelt een rol. Als kandidaten schaars zijn en meerdere mogelijkheden hebben, wil je voorkomen dat een interessant contact dagen blijft liggen. Zorg daarom vooraf dat duidelijk is wie kandidaten opvolgt en hoe snel dat gebeurt.

Een fout die we regelmatig zien, is dat organisaties vooral aan de voorkant van de werving sleutelen. Er worden nieuwe advertenties gemaakt of extra kanalen ingekocht, terwijl de kandidaat na de klik nog steeds op dezelfde weinig overtuigende vacaturepagina terechtkomt. Bekijk daarom altijd de volledige candidate journey.

Moet je bij moeilijk vervulbare vacatures anders naar je vacature kijken?

Ja. Bij structureel moeilijk vervulbare vacatures is het verstandig om niet alleen je werving, maar ook de vacature zelf ter discussie te stellen. Soms is het realistischer om de functie aan te passen dan om steeds harder te zoeken naar een kandidaat die aan alle oorspronkelijke voorwaarden voldoet.

Vraag bijvoorbeeld welke eisen vanaf de eerste werkdag noodzakelijk zijn. Misschien kun je iemand opleiden, taken anders verdelen of de functie op een ander niveau invullen. Ook aanpassingen in uren, werklocatie of flexibiliteit kunnen invloed hebben op de omvang van je doelgroep.

Wij zouden in zo’n situatie eerst kijken welke factoren de doelgroep onnodig beperken. Pas daarna heeft het zin om te bepalen hoeveel extra bereik nodig is.

Dat betekent niet dat iedere eis geschrapt moet worden. Voor sommige functies zijn diploma’s, certificeringen of specifieke ervaring noodzakelijk. Het gaat erom dat je bewust onderscheid maakt tussen wat echt nodig is en wat in het ideale profiel staat.

Wanneer kies je voor vacaturemarketing en wanneer voor actieve sourcing?

Vacaturemarketing is vooral geschikt als je een afgebakende doelgroep via media kunt bereiken, terwijl actieve sourcing interessant is wanneer de doelgroep klein en goed identificeerbaar is. Bij zeer moeilijk vervulbare functies kan een combinatie van beide nodig zijn.

Met vacaturemarketing kun je relatief veel potentiële kandidaten bereiken en herhaaldelijk zichtbaar zijn. Met sourcing benader je individuele professionals rechtstreeks. Dat maakt sourcing arbeidsintensiever, maar het kan waardevol zijn wanneer slechts een beperkte groep mensen aan het profiel voldoet.

Bij terugkerende wervingsbehoefte is het bovendien verstandig om verder te kijken dan één vacature. Employer branding en doorlopende recruitment marketing kunnen ervoor zorgen dat relevante professionals je organisatie al kennen voordat er een concrete functie voor hen beschikbaar is.

De juiste aanpak hangt dus onder andere af van het aantal vacatures, de omvang van de doelgroep, de gewenste snelheid, het beschikbare budget en de bekendheid van je werkgeversmerk.

Moeilijk vervulbare vacatures vragen om meer dan extra bereik

Een moeilijk vervulbare vacature los je niet automatisch op door deze vaker te publiceren. Onderzoek eerst waarom kandidaten ontbreken of afhaken. Ligt het aan de schaarste, je functie-eisen, arbeidsvoorwaarden, werkgeversverhaal, zichtbaarheid of het sollicitatieproces?

Van daaruit kun je bepalen welke combinatie van vacaturemarketing, recruitment marketing, sourcing, employer branding en aanpassingen aan de vacature nodig is.

Heb je vacatures die structureel lastig te vervullen zijn? Wij kunnen meedenken over de doelgroep, propositie en wervingsaanpak en helpen bij de uitvoering van recruitment- en vacaturemarketing.